受託業務紹介② 業務効率化

本質的な仕事の『時間』を創出する業務効率化サポート　小規模な輸入元様向け

自分じゃなくてもできる業務に追われて、最も大切な仕事の時間が少なくなっていませんか？

在庫確認やその連絡、商談資料の作成など、必要だが時間をかけたくない業務。直接的に売り上げにつながらない時間を少なくするお手伝いをします。

お客様のために使える時間が増えれば、それだけ業績アップにつながるでしょう。

私にできること

前職のCOCOSでは、3000種類を超えるワインを4つのモールに出品しておりました。

ワインのヴィンテージや価格は日々変わります。効率的に商品情報を登録・変更し、ヒューマンエラーを減らし、ミスをチェックする。そのためにGoogleスプレッドシートやPythonというプログラミング言語を用いて、システムづくりを担っていました。

その経験を活かし、次のような業務効率化を提案します。

在庫の可視化・自動通知

「このワイン在庫ありますか？」

「欠品しているこちら、次いつ入荷しますか？」

「これ定番で使っているから、減ってきたら教えて欲しい」

こういった問い合わせ対応に時間をとられていませんか？

• 自社サイトにパスワードが必要な在庫一覧ページの作成
  （取引先のみが閲覧可能）
• 実在庫と表示在庫の変換
• 顧客の利用商品をもとにした、在庫の少ない商品の自動通知
  （リマインダーの表示、メール送信など）

このようなシステムを御社の環境に応じて作成することで、業務時間削減を実現します。

例：在庫問い合わせ対応2分 × 1日6件 × 月20日 ⇒ 月4時間の削減

データの活用・資料作成の効率化

例えば試飲ワインの持ち回り。

ワイン名、産地、品種、価格、テクニカル情報・・・・。一つ一つホームページをもとにコピペする。それ、もっと速くできるかもしれません。

〇商品コード入力による商品情報の参照

〇印刷やPDF出力に適したフォーマットへ整形

〇Googleスプレッドシートへのデータベース構築

（既存のデータベースが無く、ホームページのみの場合）

こんな輸入元様におすすめです

• 社内にプログラマがいない
• WEB発注システムを未導入
• 単純な繰り返し作業にとられる時間が多い
• 現状なんとか業務は回っているが、次の一手が難しい

御社がこういった状況にあるなら、きっとお力になれます。

プログラミングの専門家ではないので、完成度の高いプログラムはつくれません。バグやエラー対応で拙いところがあるのはご了承ください。

その分、プログラマに依頼するのに比べて、格安に対応させていただきます。

酒販店・飲食店での勤務経験から、輸入元様に求めることはよく分かります。その視点をもって、システムの設計から顧客満足につながることを提案します。

料金・納期について

御社の課題や既存システム、ご要望に応じてカスタマイズします。個別にお見積りいたします。

本格的なシステム構築を依頼すると、数十万円～数百万円、半年単位の時間がかかるのは当たり前です。営業さん数十人で使う、安定性が求められるシステムなら、それも必要でしょう。

先述のようなシステムなら、数万円～十数万円、1、2か月程度で提供可能です。（※内容次第です）

短期納品できるのは、テスト運用が甘いからです。その分、半年程度の無料バグ修正などで対応させていただきます。

まだ小規模な輸入元様が成長段階で使う、つなぎのシステムとして利用いただければと思います。

具体例

例えばこのようなシステムを開発可能です。

顧客が扱っている定番商品の在庫が、規定値以下になるとメールで通知する。

前提

• Windowsのパソコン
• 商品番号・商品コード・JANなどで在庫管理
• 最新の在庫一覧ファイル
• 顧客リスト（扱っているワインの商品番号・通知する閾値・メールアドレス） （ファイルはCSVやExcel、Googleスプレッドシート）
• 送信用メールアドレス

動作

在庫一覧を読み取る

顧客リストを順番に照合。閾値以下であった場合はメール送信。

例文

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〇〇様

いつもお世話になっております。

定番でお使いいただいている下記のワインの在庫が少なくなりました。

よろしければお早めにご注文ください。

XXXXX Cabernet Sauvingno 2023　在庫〇本

ご検討よろしくお願いいたします。

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例えばその日の出荷作業を受けて、15‐16時に在庫ファイルが更新されるとします。

ならば16時半に上記プログラムを定期実行することで、手間をかけず在庫切れの前にお客様にお知らせすることが可能です。

料金・納期目安

上記の仕様で3万円、5営業日ほどでご用意可能です。

メリット

「在庫が少なくなってきたら教えて」というのは、多くの顧客が望むことでしょう。

しかし多くの顧客を抱える営業さんにとって、対応は簡単ではありません。ついつい忘れがち、在庫が減ったのを見逃しがちです。うっかりしていると「無くなる前に教えてよ！」と言われてしまいます。

この手間とうっかりがなくなると思えば価値があるのではないでしょうか。

オプション

〇通知をメールだけでなく、LINEやSlackを使う

〇送信アドレスを担当営業さんのものにする

〇在庫が少ない・在庫切れの商品について、次回の納期も表示する